Systemen koppelen: stop met dubbel invoeren

Het overtikken dat niemand ziet

Een dienst wordt gepland in het rooster. Daarna zet iemand de gewerkte uren in het urensysteem. Dan gaan ze nog eens naar de salarisadministratie. En aan het eind van de maand naar de facturatie.

Vier keer hetzelfde gegeven. Drie keer overtikken. In veel organisaties is dat gewoon zo gegroeid.

Dat werk ziet niemand, tot er een fout in sluipt. Een verkeerd getal in het salaris. Een dienst die niet wordt gefactureerd. Of een klant die belt omdat de gegevens niet kloppen.

Figuur

Overtikken tussen systemen, of één bron die doorgeeft

Zonder koppeling

Met één bron

Begin bij de bron van waarheid

De verleiding is om meteen naar de techniek te kijken. Welk pakket heeft een API? Welk koppelplatform is het handigst? Begin liever een stap eerder.

Bepaal per gegeven waar het voor het eerst wordt vastgelegd. Dat is de bron van waarheid. Alle andere systemen lezen het daar uit, en passen het daar niet aan.

Een paar voorbeelden:

• Wie wanneer werkt: de bron is het rooster.
• Wie er in dienst is: de bron is het HR-systeem.
• Wat een klant heeft besteld: de bron is de bestelling of de offerte.
• Wat er is gefactureerd: de bron is de boekhouding.

Klinkt logisch. Maar in de praktijk blijken er vaak twee bronnen te zijn. Het rooster zegt iets anders dan de urenlijst. Dan moet je eerst kiezen welke leidend is. Anders koppel je de verwarring alleen maar door.

Vier soorten koppelingen

Als de bron duidelijk is, kies je hoe de gegevens doorgaan. Er zijn grofweg vier manieren.

Soort	Hoe het werkt	Goed voor	Let op
Export en import	Een bestand uit het ene systeem halen en in het andere inlezen	Af en toe, kleine aantallen	Blijft handwerk, en versies lopen uit elkaar
API-koppeling	Systemen wisselen direct gegevens uit via een afgesproken taal	Dagelijks gebruik, actuele gegevens	Hangt af van wat de leverancier openstelt
Webhook	Het ene systeem seint het andere zodra er iets verandert	Direct reageren op een gebeurtenis	Vang op wat er gebeurt als de ontvanger even niet bereikbaar is
Koppelplatform	Een tussenlaag die meerdere systemen verbindt	Veel systemen tegelijk	Een extra abonnement en een extra plek waar iets mis kan gaan

Schuif de tabel opzij voor alle kolommen.

Waar koppelingen stukgaan

Een koppeling bouwen is één ding. Hem werkend houden is een ander. Dit zijn de vier plekken waar het in onze ervaring misgaat.

Een leverancier verandert iets. Een update van het pakket, een nieuw veld, een andere naam. De koppeling werkt niet meer, en niemand merkt het meteen.

Woorden betekenen net iets anders. In het rooster is een "dienst" acht uur. In het urensysteem telt de pauze niet mee. Dan kloppen de getallen niet, terwijl de koppeling technisch prima werkt.

Niemand houdt het in de gaten. Een koppeling die stil faalt, is gevaarlijker dan geen koppeling. Je denkt dat alles doorgaat, maar dat is niet zo.

Te veel tegelijk. Alles in één keer koppelen klinkt efficiënt. Maar als er iets misgaat, weet je niet waar.

Zo pakken wij het aan

We beginnen vaak met een koppeling die alleen leest. Het nieuwe systeem haalt gegevens op, maar verandert niets in het bronsysteem. Zo kan er niets kapot, en zie je eerst of de gegevens kloppen.

Een paar voorbeelden uit ons werk:

• StarShift, de roosterapplicatie voor een zorgorganisatie, is gekoppeld aan HR en uren. Wat gepland en gewerkt is, gaat door zonder overtikken.
• De kandidaatmatching voor een technisch recruitmentbureau haalt kandidaten uit OTYS en HelloFlex. Het bureau werkt gewoon door in zijn eigen pakketten.
• Het kliksysteem voor kwaliteitsregistratie is gekoppeld aan het rooster, zodat medewerkers niets dubbel invullen.

In alle drie de gevallen blijven wij de koppeling beheren. Verandert een leverancier iets, dan passen wij het aan.

1. 1

   Maak een lijst van alles wat je overtikt

   Van welk systeem naar welk systeem, hoe vaak en door wie?

2. 2

   Kies per gegeven de bron van waarheid

   Waar wordt het voor het eerst vastgelegd?

3. 3

   Vraag wat elk pakket openstelt

   Is er een API, een webhook of alleen een export?

4. 4

   Begin met één koppeling die alleen leest

   Controleer een paar weken of de gegevens kloppen.

5. 5

   Regel het beheer

   Wie merkt het als het misgaat, en wie lost het op?

Gaat het overtikken vooral om een groot Excel-bestand? Lees dan vijf signalen dat Excel op is. En twijfel je of een koppeling genoeg is of dat er meer nodig is, kijk dan bij maatwerksoftware of standaardpakket. Wat we voor de industrie doen, staat op technisch mkb en industrie.