Excel vervangen? Vijf signalen dat het tijd is

Excel is niet het probleem

Excel is een geweldig hulpmiddel. Je kunt er snel iets in uitrekenen, een lijstje bijhouden of een idee uitproberen. Bijna iedereen kan ermee werken.

Het probleem begint als een bestand stilletjes een bedrijfssysteem wordt. De planning, de voorraad of de bestellingen draaien dan op één bestand. Meerdere mensen werken erin. En niemand weet precies hoe alle formules werken.

Op dat moment is Excel geen rekenblad meer. Het is software, maar dan zonder de dingen die software veilig maken: rechten, geschiedenis en controles.

Hoe vaak gaat het mis?

Vaker dan je denkt. In een studie uit 2009 controleerden onderzoekers 50 spreadsheets die bedrijven gebruikten. In 47 daarvan vonden ze een fout. In 43 leidde dat tot een verkeerde uitkomst. De steekproef was niet representatief, zeggen de onderzoekers zelf. Maar het beeld is duidelijk: fouten zijn eerder regel dan uitzondering.

Soms gaat het groot mis. Twee bekende voorbeelden:

Wat	Wanneer	Wat er misging
Public Health England, Verenigd Koninkrijk	Oktober 2020	15.841 positieve coronatests werden niet op tijd gemeld, omdat bestanden te groot werden. Volgens de BBC lag het aan de rijlimiet van het oude Excel-formaat.
Onderzoek van Reinhart en Rogoff	Ontdekt in 2013	In een veelgeciteerd economisch onderzoek vielen vijf landen weg door een verkeerd gekozen bereik in de spreadsheet. Samen met andere keuzes veranderde dat de uitkomst.

Schuif de tabel opzij voor alle kolommen.

Bron: Public Health England, 4 oktober 2020; BBC, 5 oktober 2020; Herndon, Ash en Pollin, PERI, april 2013.

Dit zijn grote organisaties. Maar het patroon is in een bedrijf van twintig mensen hetzelfde. Een fout in de planning of de factuur valt pas op als de klant belt.

Vijf signalen dat Excel op is

Figuur

De vijf signalen in één oogopslag

• Eén persoon snapt het bestandIs die er niet, dan staat het werk stil.
• Er zijn meerdere versiesPlanning_def_v3 en planning_def_v3_nieuw.
• Je tikt gegevens dubbel inUit de mail in Excel, uit Excel in het pakket.
• Je ziet niet wie wat wijzigdeEen fout is niet terug te vinden.
• Fouten vind je pas achterafBij de factuur of bij de klant.

1. Eén persoon snapt het bestand

Er is één collega die weet hoe het werkt. Is die ziek of op vakantie, dan staat het werk stil. Of iemand anders past iets aan en breekt een formule.

2. Er zijn meerdere versies

Planning_def, planning_def_v2, planning_def_v2_nieuw. Iedereen werkt in een eigen kopie. Niemand weet zeker welke klopt.

3. Je tikt gegevens dubbel in

Een bestelling komt binnen per mail. Iemand zet hem in Excel. Daarna zet iemand anders hem nog eens in het boekhoudpakket. Elke overstap kost tijd en is een kans op een fout.

4. Je ziet niet wie wat heeft veranderd

Er staat een verkeerd getal in een cel. Wie heeft dat gedaan, en wanneer? In een gedeeld bestand is dat vaak niet terug te vinden.

5. Fouten vind je pas achteraf

De fout komt pas boven bij de factuur, bij de klant of aan het eind van de maand. Dan is herstellen duur.

Herken je er drie of meer? Dan kost het bestand je waarschijnlijk meer dan het oplevert.

Wat blijft, en wat gaat over

Excel afbouwen betekent niet dat alles eruit moet. Het gaat om het werk dat een gedeeld systeem nodig heeft.

Figuur

Wat mag in Excel blijven, en wat wordt een systeem?

Kan prima in Excel blijven

• Eenmalige analyses en berekeningen
• Een persoonlijk lijstje
• Een rapport uit een export
• Snel iets uitproberen

Hoort in een systeem

• Werk dat elke dag of week terugkomt
• Gegevens die meerdere mensen tegelijk aanpassen
• Stappen met een overdracht of akkoord
• Gegevens die door moeten naar een ander pakket

Overstappen zonder grote sprong

Je hoeft niet in één keer over. Een stapsgewijze overstap is veiliger en levert sneller iets op.

1. 1

   Kies het bestand dat het meeste pijn doet

   Niet alles tegelijk. Begin waar de meeste fouten of de meeste tijd zitten.

2. 2

   Breng het werk eromheen in kaart

   Wie vult wat in, en wie gebruikt het? Daar zie je wat een systeem moet doen.

3. 3

   Bepaal de bron van waarheid

   Waar wordt elk gegeven voor het eerst vastgelegd? Daar hoort het thuis.

4. 4

   Begin klein en draai even naast elkaar

   Laat een klein team eerst met het nieuwe systeem werken, terwijl het oude bestand nog bestaat.

5. 5

   Houd Excel voor analyses

   Met een export uit het systeem kun je blijven rekenen zoals je gewend bent.

Hoe je het werk in kaart brengt, lees je in proces in kaart brengen met een swimlane. En of je dan een pakket kiest of iets laat bouwen, staat in maatwerksoftware of standaardpakket.

Hoe dat eruit kan zien

Een voorbeeld is de besteltool, die je als klikbare demo kunt uitproberen. Gasflessen en chemicaliën bestellen gaat in een paar stappen. De bestelling staat daarna klaar als e-mail, zonder overtypen.

Werk je in de industrie of het technisch mkb? Op technisch mkb en industrie lees je hoe we bestellingen, keuringen en koppelingen aanpakken. Gaat het vooral om gegevens die tussen pakketten heen en weer gaan? Lees dan systemen koppelen.