Rooster maken in de zorg: de regels en de valkuilen

Waarom roosteren in de zorg lastig is

Een rooster maken lijkt simpel. Je zet mensen op diensten. Maar in de zorg komt er veel bij kijken.

Er zijn dag-, avond-, nacht- en weekenddiensten. Medewerkers hebben verschillende contracten en bevoegdheden. Sommigen werken op meerdere locaties. En er is altijd iemand ziek, met verlof of op cursus.

Daar komt de krapte bij. In het derde kwartaal van 2026 stonden er in de zorg ongeveer 69.000 vacatures open, volgens CBS. Elke dienst die niet goed gepland is, moet iemand anders opvangen.

Een goed rooster is dus meer dan een puzzel. Het bepaalt mee of mensen hun werk volhouden.

De regels die je altijd moet kennen

De basis staat in de Arbeidstijdenwet. Die geldt voor iedereen in loondienst. Een cao kan strengere afspraken bevatten. Kijk dus ook in je eigen cao.

Onderwerp	Regel
Lengte van een dienst	Maximaal 12 uur
Werkweek	Maximaal 60 uur. Gemiddeld maximaal 55 uur per week over 4 weken, en 48 uur per week over 16 weken
Rust per dag	Minstens 11 uur per 24 uur. Eén keer per 7 dagen mag dat 8 uur zijn
Rust per week	Minstens 36 uur achter elkaar per 7 dagen, of 72 uur per 14 dagen in blokken van minstens 32 uur
Pauze	Bij meer dan 5,5 uur werk: 30 minuten. Bij meer dan 10 uur: 45 minuten
Nachtdienst	Maximaal 10 uur. Een nacht van 12 uur mag maximaal 5 keer per 14 dagen en 22 keer per 52 weken, met direct daarna minstens 12 uur rust
Rust na de nacht	Eindigt de dienst na 02.00 uur: minstens 14 uur rust. Na 3 of meer nachten achter elkaar: 46 uur

Schuif de tabel opzij voor alle kolommen.

Bron: Arbeidstijdenwet, artikelen 5:3, 5:4, 5:5, 5:7 en 5:8; Rijksoverheid, geraadpleegd november 2026.

Vooral de nachten gaan vaak mis. Een rooster dat op papier klopt, breekt de regels zodra iemand een dienst ruilt. Een voorbeeld:

Figuur

Na een nachtdienst: hoe vroeg mag de volgende dienst beginnen?

Nachtdienst

Minstens 14 uur rust

23.0007.0021.00volgende dienst

Waar het in de praktijk misgaat

Het eerste concept is zelden het probleem. Een ervaren planner maakt dat in een paar uur. De tijd gaat zitten in alles wat daarna gebeurt.

Figuur

De vijf stappen van een rooster, elke periode opnieuw

1. Stap 1

   Wie kan wanneer?

   Beschikbaar­heid ophalen

2. Stap 2

   Concept maken

   Bezetting en regels

3. Stap 3

   Publiceren

   Iedereen ziet zijn diensten

4. Stap 4

   Ruilen en ziekte

   Gaten opvullen

5. Stap 5

   Uren verwerken

   Naar HR en salaris

Ruilen buiten het rooster om. Twee collega's ruilen via de app. Prima, maar niemand controleert of de rust nog klopt. En de planner merkt het pas als de uren niet kloppen.

Ziekte op het laatste moment. De planner belt of appt een rij mensen af. Wie het eerst ja zegt, krijgt de dienst. Of die persoon al te veel uren heeft, zie je dan niet.

Meerdere versies. Het rooster staat in Excel, een kopie in de appgroep en een foto op het prikbord. Welke klopt?

Uren dubbel invoeren. Na de periode worden de gewerkte uren nog eens met de hand overgezet naar het HR- of salarissysteem. Dat kost tijd, en elke overstap is een kans op een fout.

Wat wel helpt

Je hoeft niet alles tegelijk te veranderen. Deze vijf stappen maken het verschil.

1. 1

   Eén plek voor het rooster

   Niet Excel plus app plus prikbord. Eén bron die iedereen ziet, ook op de telefoon.

2. 2

   Laat de regels controleren

   Laat software waarschuwen als een ruil of extra dienst de rusttijd breekt. Dan hoeft de planner niet alles uit het hoofd te weten.

3. 3

   Ruilen via het systeem

   Medewerkers mogen zelf ruilen, maar binnen de regels. De planner ziet het direct.

4. 4

   Uren uit het rooster halen

   Wat gepland en gewerkt is, gaat door naar HR en salaris. Zonder overtikken.

5. 5

   Uitzonderingen niet wegpoetsen

   Elke organisatie heeft ze. Een systeem dat ze niet kent, wordt omzeild.

Die vierde stap is een vak apart. Hoe je systemen koppelt zonder dat het stukgaat, lees je in systemen koppelen: stop met dubbel invoeren.

Een voorbeeld uit de praktijk

TriageConnect zet triagisten in bij huisartsenpraktijken. Diensten verschillen per praktijk, medewerkers werken op verschillende plekken, en er zijn veel uitzonderingen. Een standaard roosterpakket paste daar niet goed bij.

Daarom bouwden we StarShift. Het is een roosterapplicatie die sinds september 2026 live is, in gebruik bij 150 medewerkers. Diensten, beschikbaarheid, verlof en uren staan op één plek. Praktijken hebben een eigen portaal. Door de koppeling met HR en uren voert niemand iets dubbel in.

We begonnen niet met software. We begonnen met kijken hoe het plannen echt ging. Wie belt wie? Waar zit de vertraging? Welke uitzonderingen komen elke week terug? Pas daarna bouwden we.

Meer over ons werk in deze sector lees je op zorg en flexibele bezetting.

Standaardpakket of eigen systeem?

Er zijn goede roosterpakketten voor de zorg. Werkt jullie organisatie zoals de meeste, dan is een pakket vaak de beste keuze. Het is snel in gebruik en de leverancier houdt het bij.

Een eigen systeem loont pas als jullie werk echt anders loopt. Bijvoorbeeld door veel locaties, wisselende opdrachtgevers of eigen regels. Hoe je die keuze maakt, lees je in maatwerksoftware of standaardpakket.

Ook de registratie tijdens de dienst hangt vaak aan het rooster. Daarover gaat registratielast in de zorg.