Maatwerksoftware of standaardpakket: zo kies je

De vraag achter de vraag

"Moeten we maatwerk laten bouwen of een pakket kopen?" Die vraag horen we vaak. Het eerlijke antwoord is: meestal een pakket.

Standaardsoftware is gewoon geworden, ook in het mkb. In 2025 gebruikte 69 procent van de Nederlandse bedrijven met tien of meer werkzame personen clouddiensten, volgens CBS. Denk aan online boekhouding, kantoorsoftware en opslag. Bij bedrijven van 250 tot 500 mensen was het 89 procent.

Figuur

Standaardsoftware is gewoon geworden, ook in het mkb

5 tot 10 werkzame personen48%

10 tot 2061%

20 tot 5071%

50 tot 10080%

100 tot 25086%

250 tot 50089%

Toch lopen veel organisaties vast met hun pakket. Niet omdat het pakket slecht is. Maar omdat hun werk net anders loopt dan het pakket verwacht. Dan groeit er van alles omheen: een Excel-lijst, een appgroep, een map met formulieren.

De echte vraag is dus niet "maatwerk of pakket". De vraag is: waar zit het verschil tussen jullie werk en wat het pakket kan?

Drie smaken, niet twee

De meeste artikelen zetten maatwerk tegenover standaard. In de praktijk zijn er drie smaken.

	Standaardpakket	Pakket plus koppeling	Maatwerk
Past bij	Werk dat bij de meeste bedrijven hetzelfde loopt	Een pakket dat grotendeels past, met een gat ertussen	Werk dat bij jullie echt anders loopt
Snel in gebruik	Ja, vaak binnen weken	Ja, de koppeling kost wat extra tijd	De bouw kost weken tot maanden
Aanpassen aan jullie werk	Beperkt: jij past je aan het pakket aan	Deels, via de koppeling	Volledig
Updates en beheer	Door de leverancier	Pakket door de leverancier, koppeling door jou of een partner	Door de bouwer, met duidelijke afspraken
Grootste risico	Omzeilen met Excel als het niet past	Een koppeling die stukgaat bij een update	Afhankelijk zijn van één partij zonder afspraken

Schuif de tabel opzij voor alle kolommen.

Wanneer een pakket de beste keuze is

Kies een pakket voor werk dat bij iedereen ongeveer hetzelfde gaat. Denk aan boekhouding, salaris en e-mail. Daar verandert de wet regelmatig, en de leverancier houdt dat voor je bij. Zelf bouwen heeft daar geen zin.

Ook als je net begint met een proces, is een pakket vaak slim. Je leert dan eerst wat je echt nodig hebt.

Wanneer de middenweg werkt

Soms past een pakket voor het grootste deel. Alleen één stap ontbreekt, of twee pakketten praten niet met elkaar. Dan is een koppeling of een klein eigen overzicht vaak genoeg.

Een voorbeeld uit ons werk. Een technisch recruitmentbureau werkt met OTYS en HelloFlex. Die pakketten bleven gewoon in gebruik. Wij bouwden er een matching-motor naast, die kandidaten aan vacatures koppelt op eisen die het bureau zelf vaststelt. Het bureau hoefde niets te vervangen.

Hoe koppelingen werken en waar ze stukgaan, lees je in systemen koppelen.

Wanneer maatwerk loont

Maatwerk loont als je voordeel juist zit in hoe jullie het werk anders doen. Of als jullie werk zoveel uitzonderingen heeft dat elk pakket wordt omzeild.

Bij TriageConnect, een zorgorganisatie die triagisten inzet bij huisartsenpraktijken, was dat zo. Diensten verschilden per praktijk, en er waren veel eigen regels. Een standaard roosterpakket kende die uitzonderingen niet. Daarom bouwden we StarShift, een roosterapplicatie die sinds september 2026 live is en gekoppeld is aan HR en uren.

Twijfel je? Loop dan deze beslisboom door.

Figuur

Standaard, standaard plus koppeling, of maatwerk?

1. Vraag 1

   Werkt jouw organisatie op dit punt zoals de meeste in je branche?

   JaKies een standaardpakket

   Nee

2. Vraag 2

   Past een pakket grotendeels, en mist alleen een koppeling of overzicht?

   JaStandaardpakket plus koppeling

   Nee

3. Vraag 3

   Zit je voordeel juist in hoe jullie dit werk anders doen?

   JaMaatwerk is het overwegen waard

   Nee

4. Eerst het proces in kaart brengen

   Waar loopt het werk vast, en waarom?

Wat je vooraf regelt bij maatwerk

Kies je voor maatwerk, regel dan vier dingen voordat er een regel code wordt geschreven.

1. 1

   Begin bij één proces

   Niet de hele organisatie tegelijk. Kies het werk dat het meeste pijn doet.

2. 2

   Spreek af wie het beheert

   Software die niemand onderhoudt, veroudert snel. Wie lost storingen op, en wie verwerkt wensen?

3. 3

   Leg vast dat de gegevens van jou zijn

   En dat je ze kunt exporteren, in een gewoon formaat.

4. 4

   Vraag om documentatie

   Zodat een ander het kan overnemen als dat ooit nodig is.

Hoe wij het aanpakken

Wij beginnen nooit met de keuze voor software. We beginnen met een doorlichting van één tot twee weken. Daarin kijken we hoe het werk echt loopt.

Per knelpunt geven we drie richtingen: niets bouwen, lichte tooling of een eigen systeem. Soms is het antwoord dus een pakket dat je al hebt, beter ingericht. Soms is het een eigen systeem. En wat we bouwen, blijven we beheren.

Hoe dat gaat, lees je op onze aanpak en bij onze oplossingen. Werk je in de industrie of het technisch mkb? Kijk dan bij technisch mkb en industrie.

Vaak begint de vraag naar maatwerk bij een Excel-bestand dat te groot is geworden. Lees dan ook vijf signalen dat Excel op is.