Registratielast in de zorg: zo meet en verlaag je het

Bijna een derde van de werktijd

Werknemers in zorg en welzijn besteden gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie. Dat meldde CBS in november 2025, op basis van een enquête in het tweede kwartaal van dat jaar. Bijna 17 procent gaat naar verslaglegging. Bijna 14 procent naar registratie.

In de zorgakkoorden staat een duidelijk doel: in 2030 kost zinvolle administratie maximaal 20 procent van de werktijd. CBS meet alle administratie, dus de twee cijfers zijn niet precies te vergelijken. Maar de richting is duidelijk: er moet nog veel af.

Figuur

Bijna een derde van de werktijd in de zorg gaat naar administratie

16,9%

13,9%

69,2%

doel 2030: 20%

• Verslaglegging 16,9%
• Registratie 13,9%
• Overige werktijd 69,2%

Niet alle registratie is overbodig

Registratie heeft een doel. Je wilt weten wat er gebeurt, zodat je kunt verbeteren en verantwoorden. Het probleem is meestal niet dát er wordt vastgelegd. Het probleem is hoe en wanneer.

Drie dingen maken registratie zwaar.

Dubbel werk. Hetzelfde gegeven wordt op twee plekken ingevuld. Eén keer in het dossier, één keer in een lijst voor de kwaliteitsmeting.

Het verkeerde moment. Wie na een dienst van acht uur nog een logboek moet invullen, doet dat uit het hoofd. Of slaat het over.

Geen terugkoppeling. Medewerkers vullen in, maar zien nooit wat ermee gebeurt. Dan voelt elke registratie als last.

Zo meet je registratielast zelf

Voordat je iets verandert, wil je weten waar de tijd heen gaat. Dat kan zonder groot onderzoek.

1. 1

   Kies één team en één week

   Klein beginnen maakt het haalbaar. Kies een gewone week, geen vakantieweek.

2. 2

   Schrijf elke registratie op

   Wat wordt vastgelegd, waar, door wie, en hoe lang duurt het? Een turflijst is genoeg.

3. 3

   Zoek dubbele gegevens

   Welk gegeven wordt twee keer ingevuld? Dat is je eerste winst.

4. 4

   Vraag wat ermee gebeurt

   Wie gebruikt dit gegeven, en waarvoor? Gebruikt niemand het, dan kan het misschien weg.

5. 5

   Kijk naar het moment

   Wordt er tijdens het werk vastgelegd of achteraf? Achteraf kost meer moeite en levert minder op.

Wil je het grondiger doen? Breng dan het hele proces in kaart, van begin tot eind. Hoe dat werkt, lees je in proces in kaart brengen met een swimlane.

Het moment van vastleggen maakt het verschil

TriageConnect zet triagisten in bij huisartsenpraktijken. De kwaliteit van de diensten werd bijgehouden in een logboek. Medewerkers vulden het in na hun dienst, uit hun hoofd. Bij 57 procent van de diensten gebeurde dat.

We konden op basis van deze cijfers geen besluiten nemen.

We begonnen niet met een nieuw systeem. We begonnen met de vraag waarom zoveel diensten leeg bleven. Het antwoord: het moment lag verkeerd. Na een lange dienst schiet een logboek erbij in.

Dus bouwden we een kliksysteem voor tijdens de dienst. Eén klik per handeling. Een registratie is in twee seconden klaar. Het systeem is gekoppeld aan het rooster, zodat niemand iets dubbel invult.

Figuur

Registratie van diensten: van logboek naar kliksysteem

Logboek, ingevuld na de dienst57%

Kliksysteem, tijdens de dienst84%

De registratie steeg van 57 naar 84 procent. In de eerste zeven weken werden ruim 17.000 handelingen vastgelegd. Inmiddels zijn het meer dan 40.000 kliks in een paar maanden. Het hele verhaal lees je in de case TriageConnect.

Figuur

Achteraf registreren of tijdens het werk

Achteraf, na de dienst

• Uit het hoofd invullen
• Moe na een lange dienst
• Vaak overgeslagen
• Cijfers komen weken later

Tijdens het werk

• Eén klik per handeling
• In twee seconden klaar
• Gekoppeld aan het rooster
• Cijfers zijn direct zichtbaar

Van registreren naar sturen

Registratie loont pas als iemand de cijfers gebruikt. Met actuele cijfers zie je per dienst of per praktijk wat er gebeurt. Dan kun je bijsturen terwijl het nog uitmaakt, niet weken later.

Dat werkt ook terug naar de medewerkers. Wie ziet dat zijn klikken ergens toe leiden, blijft klikken. Daarom hoort een korte terugkoppeling bij elke registratie die je invoert.

Drie vragen voor elke nieuwe registratie

Komt er een nieuwe lijst of een nieuw veld bij? Stel dan eerst deze drie vragen.

1. Wie gebruikt dit gegeven, en waarvoor? Is het antwoord "misschien later", dan is het waarschijnlijk niet nodig.
2. Kan het uit een systeem komen dat er al is? Wie wanneer werkte, staat al in het rooster. Dat hoeft niemand nog eens in te vullen.
3. Kan het op het moment zelf, in een paar seconden? Lukt dat niet, dan wordt het achteraf gedaan. Of niet.

Zo voorkom je dat de registratielast stilletjes weer groeit, nadat je hem net hebt verlaagd.

Registratie en rooster hangen vaak samen. Wie werkt wanneer, en wat gebeurde er in die dienst? Lees daarover ook rooster maken in de zorg. Wat we verder doen in deze sector, staat op zorg en flexibele bezetting.