Verbetervoorstel - Pakket 1
Procesanalyse en verbeteradvies
TriageConnect
Logboek- en prestatie-rangschikkingsproces, met drie richtingen per pijler ter overweging.
Logboek- en prestatie-rangschikkingsproces, met drie richtingen per pijler ter overweging.
Acht hoofdstukken, opgebouwd van data naar oplossing. BesluitPartners schrijft geen keuze voor: per pijler worden drie richtingen geboden met expliciete afwegingen, zodat TriageConnect de keuze maakt die past bij ritme, budget en risicobereidheid.
TriageConnect heeft een goed doordacht kwaliteitssysteem op papier en een team dat zich actief inzet. De data over januari tot april 2026 laat tegelijk drie structurele patronen zien die de betrouwbaarheid van rapportages, de schaalbaarheid van de HR-cyclus en het vertrouwen richting praktijken raken.
Een analyse van 646 logboek-records (jan - apr 2026) toont een structureel patroon: drie maanden achter elkaar zit het percentage rood (< 70 procent prestatiescore) boven de 30 procent grens uit het eigen Kwaliteitsprotocol.
| Maand | Logboeken | Gem. score | Groen ≥ 100% | Oranje 70-99% | Rood < 70% |
|---|---|---|---|---|---|
| Januari 2026 | 119 | 85,9 % | 29 % | 44 % | 28 % |
| Februari 2026 | 132 | 83,9 % | 24 % | 35 % | 41 % |
| Maart 2026 | 196 | 81,0 % | 24 % | 40 % | 36 % |
| April 2026 | 199 | 82,6 % | 23 % | 40 % | 38 % |
Bonus en bijscholing rusten op zelfrapportage. Invul-graad rond de 50 procent en twee tegengestelde patronen (brave meiden onderrapporteren, bonusjagers overrapporteren) ondermijnen objectieve sturing.
de HR-manager besteedt ~5 uur per maand aan dit proces (3 uur analyse plus 2 uur opvolging via WhatsApp naar praktijken). 60 procent daarvan is mechanisch werk. Twee verificaties (logboek tegen rooster, logboek tegen MicroHis) gebeuren feitelijk niet structureel.
Praktijken sturen MicroHis-exports niet structureel. De 12 mei mail aan alle praktijken kreeg nul reacties. Daarnaast: werkwijzen veranderen per maand en zijn niet centraal vastgelegd.
Per knelpunt zetten wij drie opties naast elkaar, met vergelijking op kosten, snelheid en risico. De keuze is aan TriageConnect zelf; deze hoort bij Vinaij en de HR-manager te liggen omdat ritme, budget en risicobereidheid van binnenuit het beste worden bepaald.
Deze drie suggesties zijn nadrukkelijk geen voorgeschreven keuze. Hoofdstuk 05 zet alle negen richtingen volledig naast elkaar.
Pakket 1 is een focus-traject van vijf werkdagen, met twee gesprekken, vier interne bronstukken en kwantitatieve data uit Airtable (logboeken) en Shiftbase (rooster). Het resultaat is een verbetervoorstel dat keuze-architectuur biedt - niet een gefixeerd pad.
TriageConnect groeit. Met 126 triagisten in het bestand, 30 huisartsenpraktijken in portefeuille (april 2026: 43 actieve triagisten, 16 actieve praktijken, 199 logboek-records) en een drie-schakel-keten (de HR-/kwaliteitsmanager, vier PSM's, praktijkmanagers) loopt het maandelijkse rangschikkingsproces tegen drie grenzen aan: de logboek-data wordt zelf-gerapporteerd zonder externe verificatie, de HR-manager besteedt steeds meer tijd aan handmatige analyse, en praktijken sturen hun MicroHis-data niet structureel. Een eerdere compensatie-casus (een praktijk in het voorjaar van 2026, EUR 600) maakte expliciet dat de keten kwetsbaar is op het moment dat het er echt op aankomt.
Onafhankelijke procesanalyse, knelpuntenanalyse op data, twee BPMN-diagrammen (as-is + to-be), drie richtingen per pijler met expliciete afwegingen, concept werkinstructies en quick wins. Schriftelijke onderbouwing voor besluitvorming binnen TriageConnect.
Bouw van AI-agent, dashboard of portaal valt buiten Pakket 1; daarvoor stelt BesluitPartners na de keuze een aparte Pakket 2 offerte op. Dit document bevat geen juridische, fiscale of klinische aansprakelijkheidsuitspraken; daarvoor verwijzen wij naar de eigen adviseurs van TriageConnect.
| Type | Bron | Inzicht |
|---|---|---|
| Gesprek | Vinaij Sewradj - 12 mei 2026 (~25 min) | Visie, drie-schakel de HR-/kwaliteitsmanager - PSM - praktijk, KPI ratio adviezen/afspraken, cadeaubon-suggestie |
| Gesprek | Vinaij + HR- en kwaliteitsmanager - 14 mei 2026 (~50 min) | Operationele praktijk de HR-/kwaliteitsmanager, twee verificaties, brave meiden vs bonusjagers, AVG-aandachtspunten |
| Document | Kwaliteitsprotocol (versie 9-11 mei 2026) | Drempelwaarden groen / oranje / rood; > 30 % rood triggert actie |
| Document | Maandrapportage TriageConnect | Lopende interne rapportage |
| Document | Kwartaalanalyse van een praktijk (Jan-Mei 2026) | Referentie-case compensatie; 91 diensten geanalyseerd, EUR 600 voorgesteld |
| Data | Airtable-logboeken jan-apr 2026 | 646 records, 4 maanden trendanalyse rood / oranje / groen |
| Data | Shiftbase-rooster jan-apr 2026 | 1.084 ingeplande triagist-diensten over 85 unieke triagisten; basis voor eerste rooster-vs-logboek-overlay (zie hoofdstuk 02) |
De drie knelpunten staan niet los van elkaar: ze grijpen op elkaar in. Logboek-validiteit (pijler 1) wordt verergerd door het ontbreken van externe verificatie (pijler 2), en die verificatie staat stil omdat de praktijkdata-cyclus niet structureel loopt (pijler 3).
De Airtable-data is de enige basis voor bonus en bijscholing. Drie observaties die niet weggewuifd kunnen worden:
Het netto-effect is dat de rangschikking niet objectief is voor de doelen die het moet dienen. Eerlijke triagisten worden indirect benadeeld; minder eerlijke triagisten worden beloond. Het systeem is feitelijk strafmodus (geen bonus bij onvolledig logboek) terwijl een positief-geformuleerde prikkel structureel beter werkt.
de HR-manager besteedt ongeveer 5 uur per maand aan dit proces in totaal: ongeveer 3 uur analyse (sorteren, filteren, kleurcoderen, oordeel over context) plus 2 uur opvolging via WhatsApp naar praktijken (knip-en-plak per praktijk). Volgens haar eigen schatting is 60 procent van die tijd mechanisch werk, 40 procent oordeel waar haar kennis van triagist en praktijk-context doorslaggevend is. De twee verificaties die het systeem betrouwbaar zouden maken vinden niet plaats.
Per maand vergelijken wie er gepland stond (Shiftbase) met wie een logboek inleverde (Airtable). Levert per triagist een hard invul-percentage. Voor het eerst uitgevoerd door BesluitPartners (mei 2026, data jan-apr): 57,3 % overall invul-percentage; 22 van 85 triagisten (26 %) leverden 0 logboeken; 7 naam-mismatches tussen Shiftbase en Airtable bemoeilijken automatische koppeling.
Volgens Kwaliteitsprotocol per kwartaal cross-check tegen MicroHis-export. Praktijk: alleen ad hoc bij compensatieverzoek (zie compensatie-case voorjaar 2026). De 12 mei mail aan alle praktijken om data: nul reacties.
BesluitPartners heeft de overlay die de HR-/kwaliteitsmanager nog niet had uitgevoerd voor de eerste keer gemaakt: Shiftbase-roosterdata (afdeling Triagisten, sub-afdeling Triagisten en TC Werknemers) is per maand en per naam gekoppeld aan de Airtable-logboek-records van januari tot en met april 2026. Volledige uitkomst per triagist staat in analyse/rooster_vs_logboek_overlay_jan-apr_2026.csv.
Onder de drie categorieen verschijnen patronen die in de schatting van de HR-manager onzichtbaar bleven. Een kopgroep van 12 triagisten (14 %) heeft een invul-percentage boven de 100 procent, wat duidt op invalkrachten, dubbele entries of administratieve correcties die nog niet zijn opgeschoond. De middengroep van bijna compleet (70-100 %) telt 27 triagisten. Een onderlaag van 12 triagisten zit onder de 70 procent waarvan 5 onder de 30 procent.
| Triagist | Diensten jan-apr | Logboeken | Invul % |
|---|---|---|---|
| Triagist FL | 60 | 2 | 3,3 % |
| Triagist LW | 16 | 1 | 6,2 % |
| Triagist EV | 11 | 2 | 18,2 % |
| Triagist SA | 8 | 2 | 25,0 % |
| Triagist FF | 66 | 38 | 57,6 % |
| Triagist MQ | 17 | 9 | 52,9 % |
| Triagist TK | 19 | 10 | 52,6 % |
Daarnaast 22 triagisten met 0 logboeken op minstens 1 dienst, waarvan vijf triagisten met respectievelijk 20, 17, 15, 10 en 10 ingeplande diensten en 0 logboeken de zwaarste invul-schuld vertegenwoordigen. Een aparte regel verdient een account zonder ingevulde naam ("Anonymous User" in Shiftbase) met 16 ingeplande diensten en 0 logboeken; dit is geen persoon maar een datakwaliteit-probleem in de rooster-export, opschonen vereist.
De huidige rangschikking selecteert alleen op kleur van ingeleverde logboeken. De onderkant van het bestand - triagisten met nul of bijna nul logboeken op tientallen diensten - blijft buiten beeld omdat ze niet in de rangschikking voorkomen. Voor een eerlijke beoordeling moet de bonus-/bijscholingslogica voortaan rekening houden met het invul-percentage zelf, niet alleen met de kleurverhouding van ingeleverde records. Dit raakt rechtstreeks Richting 1A (cadeaubon) en Richting 2C (handmatige overlay nu, AI-rapportage-agent in Pakket 2).
Twee aspecten onder dezelfde pijler. Ten eerste: de praktijkdata-cyclus zelf loopt niet structureel. Drie belemmeringen volgens de HR-/kwaliteitsmanager:
Ten tweede: werkwijzen veranderen volgens Vinaij "per maand" en zijn niet centraal gedocumenteerd. Klachten en near-misses leven in losse WhatsApp-berichten. Bij groei richting 500 - 1000 triagisten (Vinaij's eigen visie) wordt onboarding en kwaliteitsborging zonder centraal levend protocol moeilijk.
De drie knelpunten versterken elkaar. Zonder externe verificatie (pijler 2) blijft de zelfrapportage onbetrouwbaar (pijler 1). Zonder structurele praktijkdata (pijler 3) is de tweede verificatie van pijler 2 niet uitvoerbaar. En zonder centraal protocol (pijler 3) blijft de kennis op een persoon (de HR-/kwaliteitsmanager) hangen, waardoor pijler 2 een knelpunt van werkdruk blijft. De drie richtingen in hoofdstuk 05 zijn opzettelijk zo ontworpen dat ze elkaar versterken.
Vier rollen, vier ritmes. Triagisten leveren per dienst, de HR-manager analyseert maandelijks, vier PSM's onderhouden relaties met praktijken, en eens per kwartaal volgt de externe data-controle. Het diagram hieronder toont de keten in vier swimlanes.
| Fase | Actor | Activiteit | Ritme | Doorlooptijd |
|---|---|---|---|---|
| A | Triagist | Inloggen MicroHis/TeleQ, telefonie en triage, logboek invullen na dienst | Per dienst | 4-8 uur dienst ~7 min per actie |
| B | de HR-/kwaliteitsmanager (HR / Kwaliteit) | Logboeken verzamelen, rangschikken, signalering naar Academy en praktijk | Maandelijks | ~5 uur analyse ~5 uur opvolging |
| C | Vinaij | Bonus toekennen, verloning bijwerken | Maandelijks | ~1-2 uur |
| D | PSM (vier PSM's) | Maandelijkse PSM-meeting met praktijk, bijscholing-acties opvolgen | Maandelijks + op signalering | ~30-45 min per praktijk |
| E | de HR-/kwaliteitsmanager (kwaliteits-pet) | Externe data verzamelen, kwartaalrapportage, terugkoppeling via PSM & directe service-mail | Per kwartaal | Open (deels operationeel) |
Wie doet wat per kernactiviteit. De drie-schakel-keten (de HR-/kwaliteitsmanager - PSM - praktijk) is leidend bij praktijk-communicatie; de HR-/kwaliteitsmanager communiceert daarnaast ook direct met de praktijk via de kwartaal-servicemail (toevoeging uit gesprek 14 mei).
| Activiteit | Triagist | de HR-/kwaliteitsmanager | PSM | Vinaij |
|---|---|---|---|---|
| Logboek invullen na dienst | Verantwoordelijk | Controleert | - | - |
| Maandelijkse rangschikking | - | Verantwoordelijk | - | Inzage |
| Bonus toekennen (groen) | - | Bepaalt | - | Voert uit |
| Signaal Academy (oranje/rood) | - | Stuurt door | Volgt op (een PSM) | - |
| Communicatie naar praktijk (PSM-meeting) | - | Levert data | Verantwoordelijk | - |
| Service-mail naar praktijk (kwartaal) | - | Verantwoordelijk | Op de hoogte | - |
| Compensatie-onderhandeling | - | Bereidt analyse | Voert gesprek | Eindbeslissing |
| Praktijk-ontkoppeling (specifiek) | - | Signaleert | Verantwoordelijk | Inzage |
Vier swimlanes (Triagist, HR-manager, Academy/PSM, Kwaliteitsmanager). Het diagram is geupdatet met de aanvulling uit het gesprek op 14 mei: in lane 4 splitst de flow na de kwartaalrapportage in twee parallelle takken - via PSM (bestaand) en een directe service-mail van de HR-/kwaliteitsmanager aan de praktijk.
De to-be procesketen laat zien hoe de gekozen richtingen samenkomen: realtime dashboard-klik voor de triagist, een AI-rapportage-agent voor het mechanische deel van de HR-/kwaliteitsmanager, twee structurele verificatie-loops (rooster en MicroHis), en een TC-driven praktijkdata-pull binnen de bestaande PSM-meeting.
De triagist klikt tijdens een gesprek (kort / lang / overleg / actie). Aan einde dienst alleen een totaal-bevestiging. Geen geheugen-werk meer. De bonus wordt een netto cadeaubon - direct besteedbaar en zichtbaar als beloning, niet onzichtbaar in de loonstrook.
De AI-agent levert maandelijks een concept-rangschikking, een rooster-overlay en een per-praktijk-mail in de HR-/kwaliteitsmanager' tone-of-voice. de HR-manager verifieert en verstuurt. HR-manager-tijd daalt van ~5 uur naar ~1-2 uur, met ruimte voor de twee verificaties die nu nooit gebeuren.
In plaats van wachten op praktijk-respons, vraagt de PSM elke maand actief om de MicroHis-export tijdens de bestaande PSM-meeting. de HR-/kwaliteitsmanager produceert direct een per-praktijk-conclusie; de praktijk krijgt de rapportage terug, niet andersom.
Werkinstructies, drempelwaarden, klachten en near-misses leven niet meer in WhatsApp maar in een centraal Notion-protocol. Bij groei naar meerdere PSM's of een aparte kwaliteitsmanager is overdracht eenvoudig.
Vier kleuren onderscheiden het type stap: geel = as-is activiteit die blijft, blauw = nieuwe to-be stap, paars = AI-automatisering (Pakket 2), lichtgroen = verificatie-loop. De legenda staat rechtsonder in het diagram.
Per pijler drie richtingen, naast elkaar gezet op kosten, snelheid, knelpunt-dekking en risico. De richtingen sluiten elkaar niet uit; richtingen genummerd C zijn vaak een combinatie. BesluitPartners adviseert niet een enkele richting - de keuze is aan TriageConnect.
Vervang de bruto loonbonus door een netto cadeaubon (EUR 25-100, direct besteedbaar). Mechanisme blijft hetzelfde; alleen de uitbetaalvorm verandert. Geen technische bouw.
Eenvoudig dashboard waarin de triagist tijdens of direct na een gesprek aanklikt (kort / lang / overleg / actie). Aan einde dienst alleen totaal-bevestiging. Bouw 40-60 uur in Pakket 2.
Cadeaubon nu invoeren als snelle motivator; dashboard in Pakket 2 als structurele verbetering. Beide oorzaken (gebrekkige prikkel en geheugen-afhankelijk invullen) worden geadresseerd.
| Aspect | 1A cadeaubon | 1B dashboard | 1C combinatie |
|---|---|---|---|
| Bouwkosten | Geen | 40-60 uur (Pakket 2) | 40-60 uur |
| Snelheid eerste effect | 4 weken | 8-10 weken bouw | 4 wk + 8-10 wk |
| Welk knelpunt | Motivatie + prikkel | Validiteit invul-data | Beide |
| Risico | Beperkt (fiscaal < EUR 50/mnd vrijstelling) | Adoptie-risico bij triagisten | Beide |
| Reversibel | Volledig | Deels (oud formulier blijft) | Volledig |
de HR-manager legt maandelijks zelf Shiftbase en Airtable naast elkaar (rooster-overlay) en bepaalt per triagist het invul-percentage. MicroHis-verificatie op signaal. Geen bouw.
Lokaal werkende agent neemt mechanische deel over: cross-koppeling Airtable + Shiftbase, kleurcodering, concept-mail per praktijk in tone-of-voice de HR-/kwaliteitsmanager. de HR-manager verifieert. Oordeel-deel blijft mens.
Start in maand 1 met handmatige verificatie. De praktijkervaring vormt de bouwspecs voor de AI-agent in Pakket 2. Direct effect plus groeipad.
| Aspect | 2A handmatig | 2B AI-agent | 2C hybride |
|---|---|---|---|
| Bouwkosten | Geen | 40-80 uur (Pakket 2) | Bouw later |
| de HR-/kwaliteitsmanager-uren per maand | Stijgt 5 -> 8-10 | Daalt 5 -> 1-2 | Hoger eerst, lager later |
| Schaalbaarheid bij groei | Slecht (lineair met klanten) | Goed | Goed na fase 2 |
| Snelheid eerste effect | Direct (maand 1) | 6-8 weken bouw | Direct + groei |
| Risico | Werkdruk de HR-/kwaliteitsmanager; afhankelijkheid | AI-fouten; verwerkers-overeenkomst | Combinatie, met groeipad |
PSM vraagt MicroHis-export actief binnen de maandelijkse meeting. de HR-/kwaliteitsmanager levert per-praktijk-conclusie terug. Geen bouw, sluit aan op bestaande werkwijze.
Webportaal (10 sec upload) waar praktijkmanagers MicroHis-exports plaatsen. Automatische terugkoppeling. Bouw 60-100 uur in Pakket 2.
Centrale plek voor werkinstructies, drempelwaarden, klachten en near-misses. Aanvullend op 3A of 3B, niet vervangend. Eenmalige opzet 8-16 uur.
| Aspect | 3A TC-driven pull | 3B portaal | 3C Notion-protocol |
|---|---|---|---|
| Bouwkosten | Geen | 60-100 uur (Pakket 2) | 8-16 uur opzet |
| Snelheid eerste effect | Volgende PSM-meeting | 10-12 weken bouw | 4 weken |
| Welk knelpunt | Praktijkdata structureel | Praktijkdata + lage drempel | Kennisborging + onboarding |
| Risico | Sommige praktijken weigeren | Trage adoptie; AVG-PIA | Document leeg zonder onderhoud |
| Reversibel | Volledig | Reversibel, bouw is investering | Volledig |
Pijler 1 en 2 grijpen op elkaar in via de logboek-data; pijler 2 en 3 via MicroHis-verificatie; pijler 1 en 3 via het kwaliteitsprotocol. Een keuze voor 1A + 2C + 3A + 3C levert vier laagdrempelige stappen die elkaar versterken zonder externe bouw - met 1B en 2B in Pakket 2 als groeipad.
Per rol concrete instructies, met As-Is en de To-Be naast elkaar. Plus een teamafspraken-overzicht, een quick wins-lijst die TriageConnect zonder externe bouw kan oppakken, en een verbeteradvies per processtap dat de keten in een blik vangt.
| Stap | As-Is (huidig) | To-Be (Richting 1A + 1B) |
|---|---|---|
| 1 | Na einde dienst Airtable openen | Tijdens dienst dashboard open |
| 2 | Zes velden invullen op basis van geheugen | Per gesprek aanklikken: kort / lang / overleg / actie |
| 3 | Invoer bevestigen | Aan einde dienst: totaal bevestigen, geen geheugenwerk |
| 4 | Wachten op maandelijkse bonus in loonstrook | Netto cadeaubon EUR 25-100 ontvangen (groen) |
| Stap | As-Is | To-Be (Richting 2B / 2C) |
|---|---|---|
| 1 | Logboeken exporteren uit Airtable (~30 min) | Agent exporteert en kleurcodeert automatisch |
| 2 | Sorteren en kleurcoderen (~3 uur) | Agent levert concept-rangschikking + uitschieters |
| 3 | WhatsApp per praktijk, knip-en-plak (~5 uur) | Agent maakt concept-mail in tone-of-voice de HR-/kwaliteitsmanager |
| 4 | Geen rooster-verificatie | Maandelijkse rooster-overlay (eerst 2A, later 2B) |
| 5 | MicroHis-verificatie ad hoc | PSM vraagt MicroHis structureel (Richting 3A) |
| Stap | As-Is | To-Be (Richting 3A) |
|---|---|---|
| 1 | Lopende zaken bespreken | Idem |
| 2 | Logboek-data niet bespreken tenzij gevraagd | Vast agendapunt: maand-rapportage bespreken |
| 3 | MicroHis-data alleen bij klacht vragen | MicroHis-data elke maand structureel vragen |
| 4 | Bijscholing-signalen via WhatsApp | Signalen via Notion-protocol (Richting 3C) |
| Stap | As-Is | To-Be (Richting 1A) |
|---|---|---|
| 1 | de HR-manager bepaalt bonusbedragen | Idem |
| 2 | Vinaij voegt bonus toe aan brutoloon | Vinaij bestelt cadeaubonnen ter waarde van totaal |
| 3 | Triagist ziet bonus in loonstrook (netto laag) | Triagist ontvangt netto cadeaubon, direct besteedbaar |
| Onderwerp | Afspraak |
|---|---|
| Drempelwaarde rood | Huidige norm uit Kwaliteitsprotocol: > 30 % rood per triagist of praktijk per maand triggert actie. |
| Periodiek ritme | Maandelijks rangschikking (de HR-/kwaliteitsmanager), maandelijks PSM-meeting (vier PSM's), per kwartaal externe data + service-mail. |
| Documentatie | Een levend Notion-protocol (Richting 3C). Werkinstructies, klachten en near-misses daar. |
| KPI ratio adviezen / afspraken | Vinaij benoemde dit zelf als kernindicator. Gemiddeld ~40 % advies; sterke afwijking is signaal. |
| AI-gebruik (Pakket 2) | Mens beslist altijd. Agent levert concept. de HR-/kwaliteitsmanager-verificatie blijft verplicht. |
| Privacy triagisten | zorgen van de HR-manager: namen en gevoelige data niet bij praktijken; data minimaliseren in agent. |
Stappen die TriageConnect direct na akkoord op dit voorstel zelf kan oppakken. Geen externe bouw nodig. Totale interne inspanning: ~30-50 uur, verdeeld over 4-8 weken.
| # | Quick win | Eigenaar | Inspanning | Pijler |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Cadeaubon-systeem inrichten (Richting 1A) | Vinaij + de HR-/kwaliteitsmanager | 4-8 uur eenmalig | 1 |
| 2 | Rooster vs logboek overlay maandelijks continueren (basis-overlay jan-apr door BP geleverd, naam-mapping opschonen) | de HR-/kwaliteitsmanager | 30-45 min per maand | 2 |
| 3 | MicroHis-data in PSM-meeting structureel vragen (Richting 3A) | PSM (een PSM) | 10 min extra per meeting | 3 |
| 4 | Notion-protocol opzetten (Richting 3C) | de HR-/kwaliteitsmanager + Vinaij | 8-16 uur eenmalig | 3 |
| 5 | Compensatie-template vastleggen (de referentie-praktijk als referentie) | de HR-/kwaliteitsmanager + Vinaij | 4-6 uur eenmalig | 3 |
| 6 | Ratio adviezen / afspraken expliciet als KPI opnemen | de HR-/kwaliteitsmanager | Eenmalig + maand-update | 1+2 |
| 7 | Eerste rooster-overlay-rapportage delen met team | de HR-/kwaliteitsmanager | 30 min | 2 |
| 8 | Patroon "> 30 % rood drie maanden op rij" expliciet rapporteren | de HR-/kwaliteitsmanager | 30 min per maand | 1+2 |
Voor elke processtap waar tijdverlies of kwaliteitsverlies optreedt: het concrete advies en onder welke richting het valt.
| Processtap (As-Is) | Tijdverlies / knelpunt | Verbeteradvies | Richting |
|---|---|---|---|
| Triagist - logboek invullen na dienst | Geheugen-afhankelijk; selectief invullen; ~50 % invul-graad | Realtime klik tijdens dienst (dashboard) en/of positieve prikkel (cadeaubon) | 1A + 1B |
| de HR-/kwaliteitsmanager - logboeken sorteren en kleurcoderen | 60 % mechanisch; ~3 uur per maand | Automatisering door AI-rapportage-agent met controle door de HR-manager | 2B |
| de HR-/kwaliteitsmanager - rooster vs logboek | Voor het eerst uitgevoerd door BesluitPartners: 57,3 % invul (621 op 1.084 diensten), 22 van 85 triagisten 0 logboeken, 7 naam-mismatches Shiftbase↔Airtable | Maandelijkse handmatige overlay nu, naam-mapping opschonen, automatiseren via AI-rapportage-agent in Pakket 2 | 2A naar 2C |
| de HR-/kwaliteitsmanager - logboek vs MicroHis | Alleen ad hoc, na klacht | Maandelijkse controle structureel inrichten via PSM-meeting | 3A |
| de HR-/kwaliteitsmanager - WhatsApp-opvolging praktijken | ~2 uur per maand handmatig knip-en-plak | Concept-mail door agent met tone-of-voice de HR-/kwaliteitsmanager | 2B |
| de HR-/kwaliteitsmanager - service-mail naar praktijk | Niet gedocumenteerd, ad hoc | Standaard template in Notion + bespreken in PSM-meeting | 3A + 3C |
| Vinaij - bonus uitkeren | Bonus voelt niet als beloning; motivatie laag | Cadeaubon (netto, direct besteedbaar) vervangt bruto loonbonus | 1A |
| PSM - praktijkdata ophalen per mail | Praktijken reageren niet op losse mail (0 reacties 12 mei) | Vast onderwerp in maandelijkse PSM-meeting | 3A |
| Kennisborging - werkinstructies | Veranderen per maand, niet gedocumenteerd | Levend Notion-protocol als single source of truth | 3C |
| Compensatie-traject (referentie-case) | 1 week werk per case | Vast template; agent ondersteunt analyse | 2B + 3C |
Pakket 1 levert analyse en richting. De keuze welke richtingen TriageConnect daadwerkelijk oppakt ligt bij Vinaij en de HR-manager. Voor implementatie waar externe bouw nodig is volgt een separaat Pakket 2-voorstel.
BesluitPartners draagt binnen Pakket 1 verantwoordelijkheid voor de procesanalyse, knelpuntenanalyse, het to-be procesvoorstel, de drie richtingen per pijler en de concept werkinstructies. Voor implementatie en effect ligt de verantwoordelijkheid bij TriageConnect. Dit advies bevat geen uitspraken over juridische, fiscale of klinische aansprakelijkheid; daarvoor verwijzen wij naar de eigen adviseurs van TriageConnect.
De definitieve offerte volgt op basis van de gemaakte richting-keuzes. Voor context geven wij hier een globale indicatie zodat TriageConnect een eerste gevoel heeft voor de orde-van-grootte:
| Pakket 2 samenstelling | Globale indicatie |
|---|---|
| Kern: 1A + 2B + 3A + 3C | Vergelijkbaar met een procesimplementatie van drie maanden; concrete offerte volgt |
| Uitbreiding met 1B (dashboard) | Aanvullend; offerte volgt |
| Uitbreiding met 3B (praktijkportaal) | Aanvullend; offerte volgt |
Doorlooptijden zijn afhankelijk van de gekozen richtingen en van de beschikbaarheid van de HR-/kwaliteitsmanager, Vinaij en de PSM's tijdens implementatie. In de offerte werken wij dit per richting uit.
Voor vragen of toelichting bij dit document is BesluitPartners bereikbaar via info@besluitpartners.nl. Met dank aan Vinaij en de HR-manager voor de openheid in beide gesprekken en de gedeelde data; de kwaliteit van dit voorstel staat of valt met de eerlijkheid waarmee de huidige knelpunten zijn benoemd, en die was van beide kanten ruim aanwezig.
Dit verbetervoorstel sluit Pakket 1 af. De keuze welke richtingen TriageConnect oppakt ligt bij u; BesluitPartners staat klaar om die keuze samen verder uit te werken.
Wij hebben uw werkproces onder de loep genomen, de drie structurele knelpunten met data onderbouwd, en per pijler drie richtingen naast elkaar gezet. Geen voorgeschreven pad; wel een helder kader voor besluitvorming. Mocht u vragen hebben bij de uitwerking, of een gezamenlijke sessie willen om door dit document heen te lopen, dan vernemen wij dat graag.